Verantwoording subsidie

Na afloop van het evenement wordt door de meeste subsidieverstrekkers – overheden en fondsen - een inhoudelijke en financiële verantwoording gevraagd. In de meeste gevallen moet dit binnen 8 of 13 weken.

In het inhoudelijk verslag beschrijft u beknopt hoe het evenement is verlopen – hoe verliep de organisatie, hoeveel bezoekers zijn er geweest, was er media-aandacht, hoe waren de reacties etc.. Het is van belang om het verslag te relateren aan het ingediende plan; grote afwijkingen dienen in elk geval te worden verklaard. Het meesturen van eventuele berichten in de media wordt altijd op prijs gesteld en bekrachtigd vaak het verslag.

Bijvoorbeeld:

U heeft een subsidieaanvraag ingediend voor de realisatie van 5 theatervoorstellingen op een bijzondere locatie in Assen. Deze subsidieaanvraag is gehonoreerd. In het inhoudelijk verslag beschrijft u het aantal voorstellingen dat daadwerkelijk is gerealiseerd, of de voorstelling aan de verwachting voldeed, hoeveel bezoekers de voorstellingen hebben getrokken en wat de reacties waren.

In het financiële verslag geeft u een overzicht van de uitgaven en inkomsten die zijn gedaan voor de realisatie van de activiteiten. Het financiële verslag moet op dezelfde manier zijn opgesteld als de begroting, zodat de gerealiseerde bedragen direct kunnen worden gekoppeld aan de begrootte bedragen.

Uitgaven
Omschrijving Begroot Werkelijk
Regie 5.000 4.000
Productieleiding 2.500 2.500
Technici 1.500 1.500
Grafisch vormgever 1.000 1.000
Decorontwerp 1.000 0
Grime 1.000 750
Huur repetitieruimte 1.000 766
Materiaalkosten 3.000 2.591
Publiciteit 3.000 3.748
Logistiek locatie 1.500 1.823
Technischie middelen 6.000 2.377
Repetiekosten 1.500 1.763
Workshop 1.000 1.000
Administratie -en bureaukosten 500 906
Auteursrechten 500 765
Vrijwilligersvergoeding 1.000 427.60
Reiskosten 500 0
Onvoorzien / overig 2.500 585,07
Herinrichting speellocatie   3.000
Positief resultaat   1.221,33
Totaal uitgaven 34.000 30.723

Toelichting

De resultaatrekening wijkt enigszins af van de begroting, maar de verschillen zijn redelijk minimaal (ongeveer 10%). De meest opvallende afwijkingen worden hieronder weergegeven:

  • Decorontwerp heeft niets gekost, omdat de regisseur ervoor heeft gekozen om het bos als natuurlijke achtergrond in te zetten. Vormgeving van rekwisieten en kleding is onder auspiciën van de regisseur door vrijwilligers uitgevoerd.
  • De post technische middelen is een stuk lager dan begroot; er bleek minder techniek noodzakelijk. Daar staat tegenover dat de speellocatie voor een deel heringericht moest worden.
  • Reiskosten zijn voor de professionals inbegrepen in het honorarium. Spelers kwamen allen uit Assen of directe omgeving en voor hen zijn reiskosten niet vergoed.