Handleiding: Uw omgeving laten meepraten
Wat is participatie?
Wilt u iets bouwen plaatsen, of een feest in de buitenlucht organiseren? Neemt u een initiatief? Dan is het belangrijk dat u de mensen betrekt waar uw plan een positief of negatief effect op heeft. Dat heet participatie. U bedenkt op wie uw plan, uw initiatief invloed kan hebben en gaat met deze mensen praten. U luistert naar hun reacties en verandert uw plan waar het kan, zodat zoveel mogelijk mensen achter uw plan staan.
Gehighlighte tekst: We begrijpen dat participatie een uitdaging is. Mensen kunnen enthousiast zijn over uw idee, maar soms kunnen ze het ook niet eens zijn. Als u vooraf informeert en in gesprek gaat, zullen mensen eerder gaan meedenken en begrip hebben voor uw idee. Samen kunt u een plan nog mooier maken.
Uw omgeving betrekken. Waarom?
Een dakkapel kan zonlicht wegnemen voor uw buren of hen juist op een idee brengen. De komst van een zorgboerderij kan voor meer omgevingsgeluid zorgen. Dit kan wel of niet prettig zijn voor de buren. Met een feest in de buitenlucht heeft de omgeving tijdelijk te maken met meer drukte en geluid; kortom het heeft effect op hun leven. Dat betekent dat u goed nadenkt wie u uit de omgeving van het initiatief gaat betrekken en hoe u dit het beste kunt doen.
Sociaal en soms verplicht
De mensen die meepraten met uw plan(nen) kunnen buren zijn, maar ook de hele buurt, bedrijven of andere betrokkenen. Het gaat om mensen die de gevolgen van uw plan zien, horen of ruiken en ook iets vinden van uw plan. Zij hebben misschien zelf ideeën binnen uw plan. Mensen informeren en laten meedenken scheelt uiteindelijk tijd, is wel zo sociaal en soms zelfs verplicht. Dan is voor ons het zorgvuldig betrekken van de omgeving één van de eisen om uw vergunningsaanvraag goed te kunnen keuren.
Bij vergunningen uw omgeving betrekken
Let op: vraagt u een vergunning aan? Informeer en betrek dan uw buren of omgeving. Omwonenden of mensen die te maken krijgen met uw initiatief, hebben recht op informatie en om betrokken te worden. Bij een aanvraag voor een initiatief dat niet past binnen de regels van het omgevingsplan (dit noemen we een buitenplanse aanvraag), heeft u altijd een omgevingsvergunning nodig. Voor een aantal situaties heeft de gemeenteraad van Assen aangegeven dat participatie verplicht is (zie volgende pagina). In dat geval controleren wij of er op de juiste manier rekening wordt gehouden met uw omgeving. Ze kan dan besluiten om wel of (nog) niet een vergunning te verlenen voor uw plan, uw initiatief.
Wat doen wij?
We nemen het betrekken van inwoners serieus. We vragen het van u, en we doen het zelf ook. We benutten elkaars kennis en ervaring, creativiteit én organisatiekracht. Samen maken we de beste keuzes voor de stad. Keuzes die Assen leefbaar en sterk houden. We ondersteunen u als inwoner bij het betrekken van omgeving. Bijvoorbeeld met een checklist voor het organiseren, richtlijnen voor gespreksvormen, een gespreksverslag en een eindverslag. Deze hulpmiddelen vindt u op de volgende pagina’s. Heeft u meer hulp nodig? Bel dan 140592, mail naar info@assen.nl of kom langs op het Stadhuis.
Samen maken we Assen sterk
Wij hebben een visie op participatie opgesteld. We vinden het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan over plannen. Onze eigen plannen, maar ook úw plannen! Daarom verwachten we ook van u dat u de omgeving betrekt. En verstrekken we informatie over participatie en het samenspel tussen initiatiefnemers en omwonenden. Zo begrijpen we elkaar en houden we rekening met elkaar. Samen maken we de beste keuzes voor de stad of het dorp.
Lijst waarbij participatie verplicht is
Belangrijke tekst: Zorg er altijd voor dat u de omgeving voldoende heeft betrokken. Zeker als participatie verplicht is, want alleen dan kunnen wij een vergunningsaanvraag goedkeuren.
In de meeste situaties is participatie verstandig, maar niet verplicht. Voor een aantal situaties heeft onze gemeenteraad van aangegeven dat participatie wél verplicht is.
- Het realiseren van een zonnepark, ongeacht de grootte
- Het bouwen van één of meer windmolens die met de grond verankerd zijn of geplaatst op een dak
- Het oprichten en/of gebruiken van één of meer hoofdgebouwen en eventuele bijbehorende bouwwerken (ook voor wonen) op één locatie in buitengebied
- Het bouwen van 1 of meer nieuwe woningen (met inbegrip van daarbij behorende bouwwerken en overige daartoe behorende voorzieningen) op een locatie waar het omgevingsplan de functie ‘wonen’ niet toestaat
- Het bouwen van één of meer woningen op locaties met een groenbestemming waar geen bebouwing is toegestaan
- Het oprichten van een antenne-installatie, ongeacht de hoogte
- Het oprichten, veranderen of uitbreiden van gebouwen ten behoeve van een maatschappelijke functie, ongeacht het bebouwingsoppervlak
- Het oprichten, veranderen of uitbreiden van gebouwen ten behoeve van een bedrijf- en/of kantoorfunctie, ongeacht het bebouwingsoppervlak
- Het gebruiken van een gebouw voor een functie die planologisch niet is toegestaan
- Reclamemasten hoger dan 10 meter
Gehighlighte tekst: Tip: Maak voorafgaand aan uw vergunningsaanvraag gebruik van een vooroverleg met ons. Hierbij krijgt u niet alleen advies over participatie, maar ook over alle andere onderdelen van de vergunningsaanvraag.
Hulpvragen
- Hoe kunt u bepalen hoeveel participatie in eerste instantie nodig is?
- Hoe vaak hoort, ziet of ruikt iemand uw initiatief? Merkt iemand het dagelijks, of slechts af en toe?
Hoe dichter iemand bij uw initiatief woont, werkt of leeft, hoe groter de kans is dat diegene er vaak mee te maken heeft. - Wat en hoeveel verandert uw initiatief de huidige situatie?
Is er sprake van een grote wijziging in zicht, geluid of geur op een plek? Dan is meer participatie nodig, dan wanneer deze wijziging klein is. - Hoe zou u zelf het liefst betrokken willen worden, als u geen initiatiefnemer zou zijn?
Vormen om mensen te betrekken
Wilt u dat mensen ervan weten, meedenken of meebepalen? Dat bepaalt de vorm van mensen betrekken.
Mensen moeten weten van uw plan
U kunt mensen van uw plan op de hoogte brengen en de kans geven te reageren. Dat is geschikt wanneer betrokkenen niet heel vaak in contact komen met uw initiatief. Zij merken geen grote verandering. U kunt deze mensen bijvoorbeeld een e-mail of een brief sturen. Betrokkenen krijgen van ons informatie over wat zij van u en participatie kunnen verwachten.
Mensen laten meedenken met uw plan
U kunt mensen die af en toe in contact komen met uw plan en de verandering gaan merken, laten meedenken. Heeft u te maken met veel mensen, dan kunt u ze per brief of e-mail uitnodigen voor een inloopbijeenkomst.
Mensen laten meebeslissen met uw plan
U kunt ervoor kiezen om mensen niet alleen mee te laten denken, maar ook mee te laten beslissen. Bijvoorbeeld wanneer ze vaak in contact komen met uw plan en veel verandering gaan merken. Een brief of e-mail versturen is hierbij niet geschikt. Deze mensen benadert u telefonisch persoonlijk over uw initiatief. Of u nodigt deze mensen uit aan de keukentafel.
Checklijst organiseren van goede participatie binnen uw plan
U kunt zich voorbereiden en gebruik maken van onze informatie:
Gehighlighte tekst: Tips: Is het niet duidelijk wie de eigenaar is van een bepaald stuk grond? Betrek het Kadaster.
Soms kan het verstandig zijn om de brief waarin u de buren informeert, aangetekend te versturen.
1. Wie betrekt u?
Grond gebruiken? Het is duidelijk wie eigenaar van de grond is.
Is de eigenaar betrokken en gaat hij/zij akkoord met uw initiatief? Het is duidelijk wie met uw plan te maken krijgt, ziet, hoort, ruikt en hier iets van kan vinden. Er zijn geen belangrijke betrokkenen vergeten. Denk aan buren, de inwoners van de hele straat, organisaties of verenigingen, die graag betrokken worden.
2. Hoe kunt u iemand betrekken?
Alle betrokkenen geeft u alle informatie om goed mee te kunnen praten over uw plan, uw initiatief. Pas op dat u geen informatie weglaat. U geeft mensen voldoende tijd om hun mening te geven over het plan, vaak is twee weken genoeg. Hoe u iemand betrekt past bij het gevolg van uw plan voor diegene; denk aan een brief, een groepsbijeenkomst of een gesprek bij iemand thuis. U maakt eventueel een tekening om uw plan duidelijk te maken. En met mensen te kunnen bespreken. De locatie waar u met mensen spreekt is aan u. Een gesprek met uw buren kan aan de keukentafel. Maar als er veel betrokkenen zijn, is een openbare plek handiger, zoals het buurthuis. Zijn er veel betrokkenen, dan kunnen wij u advies geven over de vorm van het gesprek en de locatie.
3. Hoe laat u zien, dat u mensen hebt betrokken bij uw plan?
U kunt aantonen hoe een gesprek met een persoon of een groep mensen verlopen is. Dit doet u met een gespreksverslag per persoon of groep mensen. U maakt ook een eindverslag als u alle gesprekken heeft gehad.
4. Wat doet u met de wensen van de betrokken mensen?
U past op basis van de gesprekken uw plan aan. U geeft in een eindverslag aan welke gesprekken u heeft gehad. Ook schrijft u wat u met de ideeën heeft gedaan en waarom. Schakel eventueel onze hulp in om mee te denken of te helpen.
5. Wat is uw rol als u een initiatief uitvoert of als het klaar is?
U houdt de betrokken mensen regelmatig op de hoogte van ontwikkelingen. Ook nadat een initiatief af is, blijft u het eerste aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen over het initiatief
Gespreks- en eindverslag
Een voorbeeld van een gespreksverslag per keer:
1. Waar en wanneer heeft het gesprek plaatsgevonden?
2. Wie waren bij het gesprek aanwezig? En waarom?
3. Wie waren wel uitgenodigd, maar niet aanwezig?
4. Hoe heeft u uw ideeën toegelicht? Was er sprake van een individueel gesprek of een groepsgesprek? Waarom heeft u voor deze vorm gekozen?
5. Hoe reageerden uw gesprekspartner(s) op uw ideeën? Welke dingen waren goed? Welke verbeteringen, wensen en behoeften waren er?
6. Welke afspraken heeft u gemaakt met uw gesprekspartner(s)? Past u de plannen aan? Waarom wel of waarom niet?
7. Komt er een vervolggesprek om mensen de aanpassingen voor te leggen? Wanneer is de participatie afgerond?
8. Zijn er nog andere belangrijke dingen uit de gesprekken? Schrijf die dan ook op.
Gehighlighte tekst: Misschien is iemand het niet eens met uw initiatief. In dat geval raden wij u aan goed te luisteren naar zijn of haar argumenten. Probeer er samen uit te komen. Soms helpt het bijvoorbeeld als u uw initiatief op onderdelen aanpast, zodat de ander er geen last meer van heeft, of zelfs profijt! Komt u er samen niet uit? Schakel onze hulp in
U schrijft in een eindverslag welke gesprekken u heeft gevoerd, wat u met de gesprekken heeft gedaan en waarom u daarvoor heeft gekozen. Als het niet is gelukt om er met een betrokkene uit te komen, beschrijft u waarom dit niet gelukt is. Bij een vergunningsaanvraag is het verplicht het eindverslag aan te leveren bij ons. Naast het gespreksverslag of de gespreksverslagen, bevat het eindverslag nog een aantal andere punten.
Inhoud van een eindverslag
1. Overzicht van de eigenaar van de grond en een bewijs dat deze akkoord gaat met uw plan.
2. Overzicht van de andere betrokkenen; bijvoorbeeld buren, straat, welke instanties of verenigingen.
3. Overzicht van de verslagen van alle gesprekken met de betrokkenen.
4. Beschrijving van hoe u de reacties heeft verwerkt in uw plan.
5. Overzicht van de reacties die u niet verwerkt heeft. Ook voegt u hieraan toe waarom u besloten heeft deze reacties niet te verwerken.
6. Omschrijving van of alle betrokkenen het eens zijn met uw initiatief. Als niet iedereen het hiermee eens is, schrijft u wat u hier aan gedaan heeft om hen tegemoet te komen.
Contact en vragen
Als inwoner, ondernemer, organisatie of bedrijf heeft u na het lezen van deze handleiding wellicht nog specifieke vragen. Neemt u dan contact op met onze participatiecoaches via 14 0592 of info@assen.nl. Alvast dank daarvoor.
Deze informatie is uitgebracht in het kader van de Omgevingswet. Deze wet is per 1 januari 2024 ingegaan. Op onze overzichtspagina vindt u meer informatie over de wet en wat dit voor u betekent. De Omgevingsvisie ‘Assen nog mooier’ kijkt naar de toekomst. In 2040 zijn wij de groene Stad van het Noorden, een Dynamische Hoofdstad en een Verbonden Stad.