Privacyverklaring/AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, Burgerservicenummer, IP-adres, biometrische gegevens, financiële gegevens, gegevens over uw gezinssituatie of gegevens die u aan ons verstrekt bij een aanvraag of melding.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Dit noemen we bijzondere persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over gezondheid, godsdienst, politieke opvattingen of strafrechtelijke gegevens. Wij verwerken deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is en als daar een wettelijke grondslag voor bestaat.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de gemeentelijke taken. Afhankelijk van de taak is het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de gemeenteraad verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij bepalen waarom persoonsgegevens worden verwerkt, welke gegevens daarvoor nodig zijn en hoe lang deze gegevens worden bewaard.

Wij verwerken persoonsgegevens om onze gemeentelijke taken goed uit te voeren. Meestal doen wij dit omdat dit nodig is voor een wettelijke taak of verplichting. In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de vervulling van een taak van algemeen belang, op basis van uw toestemming of vanwege een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om onze dienstverlening goed te organiseren en te verbeteren. Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden:

• het bijhouden van de Basisregistratie Personen (BRP);
• het behandelen van aanvragen, meldingen, klachten, bezwaren en verzoeken;
• het verstrekken van paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen, vergunningen, subsidies en uitkeringen;
• het uitvoeren van onze wettelijke taken als gemeente, zoals taken op het gebied van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), schuldhulpverlening, vergunningverlening, handhaving en leerplicht;
• het heffen en innen van gemeentelijke belastingen, waaronder ook het versturen van aanslagen en andere relevante correspondentie en, waar nodig, het contact opnemen met inwoners;
• het zorgen voor openbare orde, veiligheid, toezicht en handhaving;
• het beheren van de openbare ruimte;
• het verbeteren van onze dienstverlening, onder andere door het verwerken van gegevens uit enquêtes en onderzoeken naar de ervaringen van inwoners en ondernemers voor analyses, beleidsontwikkeling en kwaliteitsborging;
• het onderhouden van contact met inwoners, ondernemers, organisaties en ketenpartners, waaronder ook het toesturen of afleveren van informatie, documenten of andere vormen van dienstverlening;
• het uitvoeren van wettelijke archieftaken.

Wij gebruiken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden gebruikt.

Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende groepen personen. Denk bijvoorbeeld aan inwoners, ondernemers, bezoekers, aanvragers, cliënten, ouders, kinderen, jongeren, vertegenwoordigers, gemachtigden, medewerkers, sollicitanten, leveranciers, samenwerkingspartners, raadsleden en personen die contact opnemen met ons. Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de situatie en van de taak die wij uitvoeren.

Dat verschilt per proces. Wanneer u bijvoorbeeld een algemene vraag stelt, verwerken wij meestal alleen uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw vraag. Bij een aanvraag voor zorg, ondersteuning, jeugdhulp, schuldhulpverlening, een uitkering of handhaving kunnen meer en gevoeligere gegevens nodig zijn. Ook kunnen wij bepaalde situaties gebruikmaken van camerabeelden, bijvoorbeeld voor toezicht en handhaving in de openbare ruimte of in gemeentelijke gebouwen. Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres, woonplaats en contactgegevens;
• geboortedatum, geboorteplaats, geslacht en nationaliteit;
• burgerservicenummer, voor zover dit wettelijk is toegestaan;
• gegevens over gezinssamenstelling of woonsituatie;
• financiële gegevens;
• gegevens over werk, inkomen, schulden of uitkering;
• gegevens over gezondheid of ondersteuning, als dit noodzakelijk is voor onze wettelijke taken;
• camerabeelden waarop u mogelijk zichtbaar bent, voor zover dit nodig is voor bijvoorbeeld toezicht, veiligheid en handhaving;
• gegevens over aanvragen, meldingen, besluiten, klachten en bezwaren;
• gegevens over contactmomenten met de gemeente;
• technische gegevens bij gebruik van onze website, zoals IP-adres of cookiegegevens.

Wij houden een verwerkingsregister bij. Daarin staat per verwerking onder andere welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op basis van welke grondslag, met wie gegevens worden gedeeld en hoe lang gegevens worden bewaard.

Meestal ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u. Bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult, belt, mailt, een aanvraag indient of een afspraak maakt. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van anderen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om gegevens uit basisregistraties, andere overheidsorganisaties, zorgaanbieders, samenwerkingspartners, toezichthouders, ketenpartners of personen die namens u optreden. Wij gebruiken deze gegevens alleen als dat nodig is voor onze taak en als dit wettelijk is toegestaan.

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, behoorlijk en transparant. Dat betekent dat wij uw gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor wij ze nodig hebben en dat wij niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is. Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens als zij die nodig hebben voor hun werk. Daarnaast geldt voor medewerkers een geheimhoudingsplicht. Ook maken wij afspraken met organisaties die namens ons persoonsgegevens verwerken.

Voor het digitaal ondertekenen van documenten maken wij gebruik van een dienst voor elektronische handtekeningen. Hierbij worden gegevens zoals uw naam, e-mailadres en een tijdstempel verwerkt. Deze verwerking vindt plaats op basis van de grondslag die van toepassing is op de taak waarvoor de handtekening wordt gebruikt.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Voor veel gemeentelijke processen gelden wettelijke bewaartermijnen. Wij volgen daarbij onder andere de Archiefwet en de selectielijsten voor gemeenten.

Sommige gegevens moeten na een bepaalde periode worden vernietigd. Andere gegevens moeten juist langer worden bewaard, bijvoorbeeld vanwege wettelijke verplichtingen, bezwaar- en beroepsprocedures of archivering in het algemeen belang.

Wij delen persoonsgegevens niet zomaar met anderen. Wij doen dit alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke taken, als wij daartoe verplicht zijn, als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen gegevens bijvoorbeeld delen met andere overheidsorganisaties, uitvoeringsorganisaties, toezichthouders, zorgaanbieders, samenwerkingsverbanden, belastingorganisaties, politie, Openbaar Ministerie, gemeenschappelijke regelingen of leveranciers die diensten voor ons uitvoeren. Als een organisatie persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staan afspraken over onder andere beveiliging, geheimhouding, bewaartermijnen, datalekken en het gebruik van de gegevens.

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, doen wij dit alleen als daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat en er passende waarborgen zijn genomen om uw gegevens te beschermen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Wij werken volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Wij beveiligen systemen, beperken toegang tot gegevens, gebruiken autorisaties, logging en andere beveiligingsmaatregelen waar dat nodig is. Ook maken wij afspraken met leveranciers en samenwerkingspartners over de bescherming van persoonsgegevens. Ten slotte maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.

Ondanks beveiligingsmaatregelen kan er iets misgaan met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld wanneer gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kwijtraken of onbevoegd toegankelijk zijn. Dit noemen we een datalek.

Denkt u dat er sprake is van een datalek bij de gemeente Assen? Meld dit dan zo snel mogelijk via privacy@assen.nl.

Wij beoordelen datalekken zorgvuldig. Als dat nodig is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of informeren wij de betrokken personen.

U heeft het recht om van ons duidelijke informatie te krijgen over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Daarnaast kunt u ons vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens, als daarvoor een wettelijke mogelijkheid bestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van uw gegevens, als dit van toepassing is;
• bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• intrekking van toestemming, als de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Voorwaarden

De voorwaarden voor het indienen van een verzoek over persoonsgegevens zijn: 

Het gaat om persoonsgegevens van: 

• uzelf
• een kind jonger dan 16 jaar van wie u de wettelijk vertegenwoordiger bent
• het gaat om persoonsgegevens die worden geregistreerd door ons of door instanties die hiervoor een duidelijke opdracht hebben gekregen van ons. 

Uw rechten kunnen beperkt worden als dit in een wettelijke regeling staat. Zo kunt u bijvoorbeeld niet vragen om verwijdering van uw persoonsgegevens uit de basisregistratie personen (BRP). 

Daarnaast houdt het recht op inzage niet in dat u zonder meer toegang heeft tot volledige dossiers. Wij kunnen inzage weigeren of beperken als een wettelijke bepaling dat vereist of toestaat,  bijvoorbeeld ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van anderen, in het belang van de openbare orde, of vanwege lopend onderzoek.

Termijn

De beslissing over een verzoek over uw persoonsgegevens krijgt u binnen 1 maand. Deze mogen wij een keer verlengen met 2 maanden. Als wij de termijn willen verlengen, hoort u dit binnen 1 maand na ontvangst van uw verzoek. De termijn gaat in nadat u zich geïdentificeerd heeft, bijvoorbeeld met uw DigiD. 

Heeft u om informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens gevraagd? Een antwoord op dit verzoek krijgt u binnen een redelijke termijn. Dit hangt ervan af of uw verzoek om informatie complex is.

Wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Dan kunt u een verzoek indienen bij ons. Dit kan per e-mail of per brief.

Gemeente Assen
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
O.v.v. Rechten betrokkenen
Postbus 30018
9400 RA Assen

E-mail: privacy@assen.nl

Om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens opvraagt, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Stuur bij voorkeur geen volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee als dat niet nodig is. Als wij toch om een kopie vragen, scherm dan uw BSN en pasfoto af. U kunt hiervoor de KopieID-app van de Rijksoverheid gebruiken.

Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek. Als uw verzoek ingewikkeld is of als u meerdere verzoeken indient, kan deze termijn worden verlengd. Dan laten wij u dat op tijd weten.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij algemene bezoekgegevens verwerken. Dit doen wij om de website goed te laten werken, te beveiligen en te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over het aantal bezoekers, bezochte pagina’s en technische informatie over het gebruik van de website. Als u via de website een formulier invult, gebruiken wij de gegevens die u invult alleen voor het doel waarvoor u ze verstrekt. Bijvoorbeeld om uw aanvraag, melding, klacht of vraag te behandelen.

De website gebruikt cookies om te meten welke pagina's van onze website worden bezocht. De gegevens gebruiken wij voor het optimaliseren van de website. Daarnaast worden cookies gebruikt voor het bijhouden van de authenticatie van een bezoeker, bijvoorbeeld tijdens het gebruik van DigiD. Cookies van deze website worden verwijderd bij het afsluiten van de browser. Voor meer informatie over cookies, kunt u terecht bij de Consumentenbond(externe link).

Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG houdt intern toezicht op de naleving van privacywetgeving, adviseert de organisatie en is contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt contact opnemen met de FG via fg@assen.nl. De Functionaris Gegevensbescherming behandelt zelf geen aanvragen, klachten of bezwaren inhoudelijk namens de vakafdeling, maar kan wel meekijken naar de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u contact met ons opnemen via privacy@assen.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl(externe link).

Voor sommige taken verwerken wij politiegegevens. Dit zijn persoonsgegevens die worden verwerkt voor de opsporing van strafbare feiten of handhaving van de rechtsorde. Hiervoor geldt niet de AVG, maar de Wet politiegegevens.

Wij verwerken politiegegevens bijvoorbeeld bij bepaalde taken op het gebied van openbare ruimte, leerplicht of zorg. Voor deze verwerkingen gelden aparte regels over onder andere toegang, bewaartermijnen, beveiliging, verstrekking en rechten van betrokkenen. Voor Wpg-verwerkingen kan een aparte privacyverklaring gelden. Hieronder zijn onze Wpg Privacyverklaringen te vinden:

• Privacyverklaring Wpg openbare ruimte
• Privacyverklaring Wpg leerplicht
• Privacyverklaring Wpg zorg

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer wetgeving verandert, wanneer onze werkwijze verandert of wanneer wij de informatie duidelijker willen maken. De nieuwste versie staat altijd op onze website.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons Neem dan contact met ons op.

Voor het versturen van nieuwsbrieven per e-mail houden wij rekening met de regels uit de Telecommunicatiewet. Dit betekent dat wij u alleen e-mails sturen als u zich hiervoor heeft aangemeld (opt-in), en dat u zich altijd eenvoudig kunt afmelden (opt-out).

Gemeente Assen
T.a.v. Functionaris gegevensbescherming
o.v.v. Privacyverklaring
Postbus 30018
9400 RA Assen

E-mail: privacy@assen.nl
Telefoon: 14 0592 of 088 - 123 09 11

4 juni 2026