De klachtenprocedure bij aanbesteden

a) De aanbieder stuurt zijn klacht aan het e-mailadres van het klachtenmeldpunt: (per opdracht nader in te vullen).

b) In deze klacht maakt aanbieder duidelijk waarover hij klaagt. Ook maakt de aanbieder duidelijk hoe het knelpunt volgens hem kan worden verholpen. De klacht moet de dagtekening, naam en adres van de aanbieder in ieder geval bevatten.

c) Het klachtenmeldpunt bevestigt de ontvangst van de klacht. De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat de ondernemer kiest voor een afhandeling via de standaard klachtafhandeling bij aanbesteden. Dit staat in de bevestiging van de klacht. De ondernemer moet laten weten als hij wilt dat de klachtenprocedure in de zin van titel 9.1 van de Awb (Algemene wet bestuursrecht) wordt toegepast. Dit wordt indien aangegeven. Titel 9.1: “Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan”.

d) Het klachtenmeldpunt onderzoekt of de klacht terecht is. Dit gebeurt eventueel aan de hand van aanvullende gegevens aangeboden door de aanbieder en de gemeenten. Het klachtenmeldpunt houdt bij de behandeling van de klacht rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. 

e) Het klachtenmeldpunt brengt advies uit aan de gemeente. Uit het advies kunnen drie gemotiveerde uitkomsten komen.

1. De klacht wordt beschouwd als gegrond.
2. De klacht wordt beschouwd als gedeeltelijk gegrond.
3. De klacht wordt beschouwd als ongegrond.

Een gegronde klacht is een klacht dat terecht onderbouwd is aan de hand van goede redenen. Het advies van het klachtenmeldpunt is zwaarwegend, maar niet verplicht voor de gemeente. 

f) De aanbestedende dienst kan tot de conclusie komen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is. Dit komt voort uit het onderzoek door het klachtenmeldpunt. Daardoor treft de aanbestedende dienst verbeterende en/of voorkomende maatregelen. Daarna deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemer. Ook de andere mogelijke inschrijvers worden op de hoogte gesteld.

g) De aanbestedende dienst kan na het onderzoek tot de conclusie komen dat de klacht niet terecht is. In dat geval wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.

h) Het klachtenmeldpunt kan voorstellen dat de klacht wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Voordat daarop door de gemeente wordt beslist voor bemiddeling of advies. Dit gebeurt op verzoek van de aanbieder of de gemeente. De Commissie van Aanbestedingsexperts is een commissie dat wil bijdragen aan het oplossen voor aanbestedingsklachten.

i) Een klager kan de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen in twee gevallen. Ten eerste als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht adresseert. Of ten tweede als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren.