Een evenement organiseren

Organiseert u een klein evenement? Bekijk dan of u een vergunning nodig heeft, of dat een melding voor uw evenement volstaat. Wanneer alle onderstaande punten met `ja` beantwoord kunnen worden, is een melding voldoende:  

• er zijn minder dan 50 personen aanwezig;
• er zijn geen objecten groter dan 10m2;
• het duurt tot maximaal 24.00 uur;
• er wordt geen versterkte muziek ten gehore gebracht;
• er zijn geen wegafsluitingen en/of wegafzetting noodzakelijk.

Meld het evenement wel bij de gemeente aan, uiterlijk 3 weken (15 werkdagen) van te voren via het meldingsformulier evenementen.

Is bij 1 of meer vragen het antwoord 'nee'?, dan is een evenementenvergunning nodig. Deze kunt u aanvragen via het kopje ‘Aanvraag’. 

Twijfelt u tussen een melding of een vergunning? Vraag dan een evenementenvergunning aan. Voor A-evenementen hanteren wij een aanvraagtermijn van 8 weken voorafgaand aan het evenement. Voor B- en C- evenementen hanteren wij een aanvraagtermijn van 12 weken voorafgaand aan het evenement.

U vult het Aanvraagformulier evenementenvergunning in, samen met de volgende bijlagen:

• Voeg altijd een situatietekening (plattegrond) bij uw aanvraag. Op de tekening zet u alle objecten zoals kramen, toiletten, podia, fietsenstallingen en stands op schaal 1:100. Als niet alle voorzieningen en activiteiten zijn aangegeven op de situatietekening kan uw aanvraag niet direct in behandeling worden genomen. Van het Koopmansplein, Veemarktterrein en Baggelhuizerplas zijn situatietekeningen beschikbaar. De situatietekeningen zijn op te vragen via vergunningen@assen.nl.
• Draaiboek (incl. tijdsplan);
• Veiligheidsplan/calamiteitenplan;
• Inrichtingstekening tent; 
• Tentboek wanneer de tent groter is dan 25m2 (gekoppeld/1 tent). De constructieve gegevens kan uw leverancier aanleveren;
• Podium- en of tribunegegevens. De constructieve gegevens kan uw leverancier aanleveren;
• Verkeer(posten)plan;
• EHBO plan bij inzet van meer dan 10 EHBO`ers 
• Kopie verzekering / EHBO / beveiliging

Is het aanvraagformulier niet volledig ingevuld? Of zijn de vereiste bijlagen niet meegezonden?

In dat geval kunnen wij uw aanvraag niet beoordelen. U krijgt de mogelijkheid om uw aanvraag binnen de gestelde termijn compleet te maken. Doet u dat niet of niet op tijd? Dan betekent dit dat wij uw aanvraag voor een evenement niet in behandeling kunnen nemen. 
U dient binnen de gestelde termijn uw aanvraag in te dienen. Aanvragen die niet binnen de gestelde termijn worden ingediend worden niet in behandeling genomen. 

De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving classificeert uw aanvraag in de volgende categorieën:

• Melding; uw aanvraag voldoet aan de classificering melding. Een meldingsformulier is voldoende. U dient deze melding binnen 10 werkdagen in te dienen.
  
  A- evenement;
• Het evenement telt maximaal  200 bezoekers;
• Het evenement vindt plaats op één locatie en op één kalenderdag tussen van 08.00 - 22.30 uur (maandag t/m donderdag) en van 08.00 - 24.00 uur (vrijdag t/m zondag);
• Het evenement mag niet op het water plaatsvinden;
• Er versterkte muziek ten gehore wordt gebracht, met dien verstande dat het bepaalde in artikel 5 en artikel 6 lid 2 (beleidsregels- link) als beperking geldt;
• Er een aanwijsbare organisator is;
• Er wegafsluitingen en/of wegafzettingen(geen hoofd- en doorgaande wegen) noodzakelijk zijn;
• Er mogen slechts objecten worden geplaatst (springkussen, kraampjes en dergelijke) met een oppervlakte van minder dan 25 m2;
• Er mag geen reclame worden gemaakt voor het evenement om belangstellenden van buiten aan te trekken.
  
  B- evenement;
• Een evenement met het risicoprofiel “aandachts-evenement” heeft enige risico’s. Deze evenementen hebben een (grote) invloed op de omgeving, openbare orde, veiligheid en/of verkeer. Evenementen met bezoekers- of deelnemersaantal van 200 tot 2.000 bezoekers waarbij geen of weinig fysieke maatregelen worden getroffen en waarbij het risico met betrekking tot openbare orde en veiligheid weinig tot matig is, maar wel invloed hebben op de omgeving en/of verkeer.

C- evenement;

• Een evenement met een hoog risico. Deze evenementen hebben een grote invloed op de stad en grote gevolgen voor verkeer, openbare orde, veiligheid en hulpverleningsdiensten. Dit  zijn grote evenementen met veel bezoekers (> 2.000) en waarbij de inzet van hulpverleningsdiensten noodzakelijk zijn. Let op! Ook bij evenementen met minder personen dan 2.000 bezoekers kan de aanvraag ingedeeld worden als een C- evenement.

Bij B en C evenementen geldt dat een bespreking van het evenement in het evenementen overleg onderdeel uit kan maken van het vergunningsproces. De hulpverleningsdiensten zullen hierbij aanwezig zijn. U dient hier als organisator gehoor aan te geven. 

• U vraagt de evenementenvergunning minimaal 12 weken voor het evenement aan.
• Er worden leges in rekening gebracht voor een aanvraag evenementenvergunning. Het legesbedrag verschilt per classificatie evenementen (zie onderstaande kop ‘Kosten’).

Zie de verdere voorwaarden het kopje ‘Voorwaarden’. 

Het is van belang te allen tijde de belangen van alle betrokkenen af te wegen, om het draagvlak voor evenementen te behouden. Centraal in het evenementenbeleid staat het zoeken naar een evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid. Er moet een evenwichtige spreiding van evenementen in de tijd en over de stad worden gerealiseerd. Het evenementenportaal bewaakt dit en adviseert organisatoren over de (on)mogelijkheden van bepaalde locaties.

Op zoek naar een geschikte locatie voor jouw evenement? Bekijk dan de locatieprofielen, met informatie over o.a. het karakter en de omgeving van de plek, de gewenste programmering, capaciteit, vluchtwegen, etc. De profielen geven een voorkeursinrichting weer. Het is mogelijk om hier vanaf te wijken, maar dit moet wel gemotiveerd worden.

Hieronder vindt u profielen van de meest gebruikte evenementenlocaties. Mocht u een andere locatie op het oog hebben, neem dan contact op.

• Baggelhuizerplas
• Brink
• Gouverneurstuin
• Havenkade
• Koopmansplein
• Kop van de Vaart
• Markt
• Stadsbroek
• Veemarktterrein

Voor het mogen schenken van zwak alcoholische dranken tijdens een evenement dient u een ontheffing artikel 35 Alcoholwet aan te vragen, zie aanvraagformulier evenementenvergunning.

Wilt u een evenement op de weg houden? Dan heeft u een ontheffing van de wegenverkeerswet nodig, zie aanvraagformulier evenementenvergunning.

Voor een aanvraag van een tijdelijke camping tijdens een evenement of ten behoeve van een evenement dient een apart aanvraagformulier evenementenvergunning te worden ingevuld. Indien van toepassing dient u de genoemde bijlagen (vereist bij een evenementen aanvraag) mee te sturen. Een aangifte toeristenbelasting dient nadien te worden overhandigd aan de gemeente Assen.

Voor een loterijvergunning tijdens een evenement dient u een aanvraagformulier in te vullen.

Let op! Voor ontheffingen en/of de overige aanvragen bij een evenement worden leges in rekening gebracht, zie voor de actuele tarieven het kopje 'Kosten'.

• Voor het doen van een melding via het meldingsformulier geldt een termijn van 10 werkdagen 
• Voor het aanvragen van een evenementenvergunning via het aanvraagformulier evenementenvergunning, geldt een termijn van minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement
• Voor het aanvragen van een evenementenvergunning worden er leges in rekening gebracht. Voor eventuele ontheffingen worden eveneens leges in rekening gebracht, zie het kopje 'Kosten'.

Uw aanvraag kan worden geweigerd in de volgende gevallen;

• Uw aanvraag is niet binnen de gestelde termijn ingediend;
• Uw aanvraag voldoet niet aan de gestelde eisen;
• Uw aanvraag is strijdig met de geldende beleidsregels evenementen;
• Ingevolge artikel 1.8 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) gemeente Assen; De openbare orde; openbare veiligheid; volksgezondheid; bescherming van het milieu.

Uw aanvraag kan naast de weigeringsgronden genoemd in de APV geweigerd worden als naar oordeel van de burgemeester;

• De aard en het karakter van de locatie zich verzetten tegen het houden van het  evenement; 
• Onevenredig veel beslag wordt gelegd op de ruimte of op de gemeentelijke diensten of  hulpverleningsdiensten;
• Er al een ander evenement op dezelfde locatie is vergund;
• Bij gelijktijdige vergunningaanvragen, waarbij twee evenementen op nabijgelegen locaties zijn aangevraagd, maakt de burgemeester een zelfde afweging 

Uw aanvraag kan worden ingetrokken of gewijzigd in de volgende  gevallen;

• Indien ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt;
• Indien op  grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na het  verlenen van de ontheffing of vergunning, intrekken of wijziging noodzakelijk is vanwege het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning of ontheffing is vereist;
• Indien de aan de vergunning of ontheffing verbonden voorschriften en beperkingen niet zijn of worden nagekomen;
• Indien van de vergunning of ontheffing geen gebruik wordt gemaakt, binnen een daarin gestelde termijn dan wel, bij het ontbreken van een gestelde termijn, binnen een redelijke termijn;
• Indien de houder dit verzoekt.

Melding

Het doen van een melding via het meldingsformulier is gratis. 

Evenementen vergunning 

• A-    Evenement;  kosten € 80,96
• B-    Evenement;  kosten € 398,79 (Tarief 2023)
• C-    Evenement;  kosten € 797,57 (Tarief 2023)

Zie een toelichting op de categorisering onder het kopje “Aanvraag”. 

Ontheffingen 

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet € 167,22 (Tarief 2023)

Aanvraag Tijdelijke camping 

Kosten € 223,06 (Tarief 2023)
Bijkomende kosten: toeristenbelasting p.p. per overnachting € 1,45 (Tarief 2023). Voor de TT-week gelden afwijkende bedragen van de toeristenbelasting. 

Aanvraag Loterijvergunning

Voor een aanvraag van een loterijvergunning (mogelijkheid tijdens een evenement) € 118,76 (Tarief 2023)

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst op uw aanvraag. Deze termijn mag de gemeente eenmaal verlengen met 8 weken. De termijn voor opvragen ontbrekende stukken komt hier nog bij. U en ook andere belanghebbenden kunnen bezwaar maken op het besluit binnen zes weken na het besluit. Bent u het niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Dan kunt u beroep aantekenen bij de rechtbank. Zienswijzen zijn niet mogelijk bij een melding of evenementenvergunning.